OPPORTUNITE - TRAINING OFFICER (H/F)

ONG INTERNATIONALE RECRUTE TRAINING OFFICER (H/F) Titre de l'annonce :  TRAINING OFFICER (H/F) Posté par :                 ONG INTERNATIONALE Posté le :                    07 Mai 2015 Lieu :                           Abidjan (Biétry) E-mail :                                   rh_msfocb@educarriere.net Intitulé du poste:                  Training Officer Lieu de travail:      Abidjan Zone 4 C, la proximité bureau + que souhaitable Type de contrat:   CDD à temps plein pour commencer Disponibilité :        Mi-mai 2015 Rémunération : Salaire Brut de 254610 F CFA, 13ème mois, couverture médicale et familiale partielle, prime de transport. PRESENTATION DE L’ORGANISATION Nous sommes une organisation médicale humanitaire internationale, indépendante qui apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés, d'épidémies, de pandémies ainsi que les catastrophes naturelles. Afin de soutenir notre siège de Bruxelles dans sa mission de formation, l’organisation recrute pour son  bureau d’Abidjan un TRAINING OFFICER. DESCRIPTION GENERALE DU POSTE Sous la supervision directe du Chef de mission, le Training Officer est responsable de l'organisation des tâches administratives liées aux formations développées par la structure d’Abidjan. Il partage l'information avec le chef de mission et toute personne du siège impliquée dans la gestion du dossier en cours. Il répond aux demandes en flux tendu. TACHES ET RESPONSABILITES Organisation administrative des Formations Le Training Officer se tient informé des plannings de formations, s’organise et communique avec les différents partenaires par email, téléphone et courrier. Les partenaires sont: Les responsables des RH des missions et les participants officiellement sélectionnés pour les formations. l'administration des sièges. les unités de formations. Il mobilise les missions afin de promouvoir les places disponibles de formation pour orienter vers le siège les participants en vue de leur sélection. Il met à jour, traduit en anglais et communique les détails pratiques aux participants aux formations et à leur RHCo. Il communique avec le siège pour transmettre régulièrement le niveau d’exécution des démarches administratives. Il supervise en tant que responsable la personne en charge des récupérations et dépôts à l'aéroport et prend assure le suivi des litiges bagages et/ou autres, au cas où l’agent polyvalent n’y parvient pas. Il conçoit ou actualise puis s'assure de la transmission des dossiers (sécurité, badges et autres) aux arrivants. Il supervise l'entretien des locaux  de "Formations" en collaborant avec les personnes en charge de ces services. Il planifie l’hébergement  des participants aux formations. Il prépare les attestations de participation aux formations. Il coordonne l’information avec les compagnies de transport aérien pour anticiper les changements éventuels de dernière minute. Il fait office à la demande de traducteur (français/anglais) pour les briefings médicaux. Il est responsable de la gestion électronique et physique des documents relatifs aux formations. Support administratif aux missions et sièges pour les procédures de visa ivoiriens pour formation Il communique avec les différents partenaires par e-mails, téléphone et courrier. Il prépare et assure le suivi des dossiers de demande de visa ivoirien pour formation. Il communique pour obtenir en temps voulu toutes pièces nécessaires pour l'obtention des visas ; à cet effet il produit les documents (LOI et RESA relevant du bureau d’Abidjan) desdits dossiers Il communique avec le SNEDAI (concessionnaire du service public des passeports et visas) pour toute question se rapportant aux procédures de visa. Il fait l’encodage sur le site du SNEDAI pour toutes les demandes de visa pour formation. Il communique avec les missions pour les informer de la suite donnée à leur demande de visa par les autorités ivoiriennes en charge de l’immigration. Il s’assure de la bonne organisation de la récupération et du dépôt à l'aéroport des personnes concernées et à ce titre il communique largement avec la personne qui s'occupe des récupérations et dépôts à l'aéroport. Il intervient dès que nécessaire en tant que superviseur de la personne en charge (disponibilité oblige) Communication institutionnelle Il est la personne de contact au quotidien pour la communication institutionnelle et rédige de ce fait les drafts de courriers destinés aux autorités. Il constitue la  personne contact pour les autorités en charge de la sécurité et l’administration aéroportuaires. Il constitue la  personne contact pour la Direction de la police Nationale. Il communique largement avec la Direction de la Sûreté du Territoire pour la gestion des situations exceptionnelles. Il est la personne contact pour toutes les organisations partenaires et/ou humanitaires. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES Diplôme en secrétariat bilingue Maîtrise parfaite du français et de l’anglais obligatoire (écrit et parlé) Expérience de travail de deux (2) ans minimum dans l’organisation de formations ou meeting. Expérience de travail au sein d’une ONG Internationale est un atout. Expérience dans la gestion administrative de bureau. Habilité à travailler dans un contexte multiculturel Capacité à effectuer des tâches multiples dans de brefs délais tout en maintenant la qualité. Dynamique, esprit d’initiative absolument nécessaire, autonome, organisé(e) et flexible Sens de la confidentialité et de l’organisation Veuillez envoyer votre candidature comprenant : Un CV mis à jour (uniquement en PDF) Une lettre de motivation Une copie d’attestation de travail et/ou diplômes La photocopie d’une pièce d’identité (Carte Nationale ou extrait d’acte de naissance) NB : Toute candidature autre que par e-mail ne sera pas prise en compte Au plus tard le 15 Mai 2015 à 17 H 00 à l’adresse suivante : rh_msfocb@educarriere.net Merci d’indiquer l’intitulé du poste “Training Officer” en objet de votre courrier électronique. <<Les candidatures féminines sont fortement encouragées>> Nous rappelons à tous que seuls les candidats retenus seront contactés. #formation #TRAINING #OFFICER #recrutement