ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR GÉNÉRAL
- Référence du poste: ADG
- Direction: Direction Générale (DIGE)
- Position dans l’organigramme: N-3
- Supérieur hiérarchique: Directeur Général
- Remplaçant habilité: Autres Assistant(e)s / Assistant Administratif
- Relations internes: Ensemble des collaborateurs directs du Directeur Général. Chauffeurs, Coursiers
- Date de mise à jour de la fiche de poste: mars 2015
- Relations externes: BCEAO, Membres du GIM-UEMOA, Administrateurs, Partenaires, Prestataires, Clients, Fournisseurs, Autorités et Administrations publiques, privées, Organismes, Conseils externes, etc.
Mission permanente:
L’Assistant (e) de Direction a pour activité principale d’assister le Directeur Général dans l’exécution de sa mission ainsi que ses prérogatives et d’assurer efficacement son secrétariat. Il ou elle sert d’interface aux collaborateurs de la Direction Générale dans leurs relations quotidiennes avec le Directeur Général.
Il rend compte directement au Directeur Général.
Attributions générales:
- Assurer l’accueil et la gestion des appels téléphoniques de la Direction Générale.
- Assurer la gestion efficace du courrier et des dossiers de la Direction Générale.
- Assurer l’archivage et la sécurisation des correspondances, dossiers et autres documents de la Direction Générale.
- Assister le Directeur Général dans l’organisation de ses tâches.
- Prise en charge de toutes autres activités jugées utiles et nécessaires par le Directeur Général et entrant dans sa qualification.
Attributions spécifiques:
- Rédaction, traitement et production de textes divers (courrier, notes, comptes rendus, rapports…),
- Elaboration et présentation de la synthèse de documents, de dossiers, traduction de documents…,
- Diffusion et transmission de tous les documents,
- Gestion des appels téléphoniques et des visiteurs,
- Présentation orale d’informations devant une personne, devant un groupe,
- Ecoute active en situation de relations interpersonnelles ou dans un groupe,
- Choix, organisation et/ou utilisation de supports d’information,
- Conception, organisation et/ou utilisation de fichiers, de bases de données,
- Classement, archivage,
- Organisation des rendez-vous, tenue d’agendas,
- Conception et suivi des programmes, d’échéanciers, tenue de plannings, relances…
- Organisation des réunions courantes, voyages et déplacements.
Formation académique:
Diplômé(e) Bac+2/3 en Assistanat de direction ou un diplôme équivalent
Expérience professionnelle pertinente:
Justifier d’une expérience d’au moins cinq (5) ans en qualité d’Assistant(e) de Direction de préférence dans une Banque, Institution ou un organisme.
Compétences et Qualités requises:
Avoir une grande maîtrise de votre métier et un sens aigu de la rigueur, de la discrétion, de la disponibilité, des relations humaines, de la confidentialité ainsi qu’une réelle facilité de contact ;
- Posséder une parfaite maîtrise de l’outil bureautique et avoir le sens élevé de l’organisation, de l’administration, de la coordination, du traitement de l’information et une aptitude à travailler de façon efficiente sous pression tout en respectant les délais prescrits ;
- Etre apte à travailler dans un milieu multiculturel, faire preuve d’ouverture aux différences culturelles, avoir le sens de l’écoute ;
- Maîtriser les logiciels utilisés au GIM-UEMOA (Word, Excel, MS Project, Access et PowerPoint) ;
- Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en français et en anglais, avec une connaissance pratique d’une autre langue.
* Conditions Générales:
Pour être éligible, les candidats doivent remplir les conditions ci-après :
- Etre disponibles immédiatement
- Etre âgés de 35 ans au plus
Avoir la nationalité de l’un des Etats membres de l’UEMOA ci-dessous :
BENIN
BURKINA
COTE D’IVOIRE
GUINEE BISSAU
MALI, NIGER
SENEGAL
TOGO.
Le candidat retenu sera engagé sous un contrat à durée indéterminée (CDI) après une période d’essai de six (06) mois. NB : Seuls les candidats retenus seront convoqués pour un entretien.
Les dossiers de candidatures (lettre de motivation + CV, diplômes et/ou attestations, certificat de travail, prétentions salariales…) devront parvenir par mail ou par fax ou par courrier au plus tard, le 24 Avril 2015 à 16H TU au :
Groupement Interbancaire Monétique de l’UEMOA (GIM-UEMOA)
Lot P10 Ouest Foire, Route de l’Aéroport – BP : 8853 Dakar Yoff
Tel :  +221 33 869 95 95 – Fax : +221 33820 54 65
Email : gim-uemoa@gim-uemoa.org
Site Internet : www.gim-uemoa.org
NB : Pour les envois par mail, toutes les pièces demandées, doivent être scannées puis transformées en PDF. Les originaux vous seront réclamés lors de l’entretien.
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